Modernización en la sombra: Hacienda renueva el flujo de datos de cotizaciones a la Seguridad Social

El Boletín Oficial del Estado (BOE) ha publicado este martes, 29 de octubre de 2025, la Orden HAC/1197/2025, que renueva de forma integral el procedimiento para que los gestores de la Seguridad Social y las mutualidades informen a Hacienda sobre las cotizaciones de sus afiliados. Esta información es crucial para la gestión de deducciones fiscales como la de maternidad o las de familia numerosa. La nueva norma, que entra en vigor el 1 de enero de 2026, deroga una orden de 2003 y obliga a una modernización tecnológica en la transmisión de datos.

El núcleo de la disposición es la aprobación de un nuevo modelo 185, denominado «Declaración informativa mensual de cotizaciones de afiliados y mutualistas». Su objetivo es homogeneizar y agilizar el envío de datos desde la Seguridad Social y las mutualidades alternativas hacia la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Hasta ahora, esta información se transmitía mediante sistemas variados (como EDITRAN o FTP), lo que, según el preámbulo de la orden, suponía "un tratamiento manual de los datos recibidos". La nueva normativa obliga a utilizar el sistema de Transmisión de Grandes Volúmenes de Información (TGVI), ya estandarizado para otras declaraciones informativas.

La obligación de presentar este modelo recae sobre las entidades gestoras de la Seguridad Social (incluidos los regímenes especiales de funcionarios, Fuerzas Armadas y Justicia) y las mutualidades de previsión social. Deberán declarar mensualmente, antes del día 10 del mes siguiente, datos identificativos de los afiliados (nombre, NIF, número de afiliación), su régimen, período de alta y las cotizaciones totales devengadas. Esta información es el sustento para que la AEAT gestione correctamente deducciones como la por maternidad para mujeres con hijos menores de tres años que trabajan o están en paro, o las deducciones por familia numerosa o personas con discapacidad a cargo, previstas en los artículos 81 y 81 bis de la Ley del IRPF.

El Ministerio de Hacienda justifica la reforma en la "evolución tecnológica experimentada desde 2003" y en los principios de "necesidad, eficacia, proporcionalidad, seguridad jurídica, transparencia y eficiencia". Argumenta que el cambio generará un marco "estable, predecible y claro", minimizando cargas administrativas y fomentando el "uso racional de los recursos públicos".

Desde un punto de vista crítico, la actualización tecnológica, aunque necesaria, plantea interrogantes. Por un lado, centralizar y estandarizar el flujo de información puede mejorar la eficiencia en la lucha contra el fraude y agilizar el abono de deducciones a los ciudadanos. Por otro, impone una carga de adaptación técnica y costes de implementación a las mutualidades, especialmente a las de menor tamaño. Además, la gestión centralizada de datos tan sensibles (cotizaciones, altas y bajas) entre dos grandes administraciones (Seguridad Social y AEAT) exige máximas garantías de ciberseguridad y protección de datos, un aspecto que la orden no desarrolla operativamente.

La derogación de la normativa de 2003 es total, pero solo afectará a las declaraciones a partir de enero de 2026. Esto otorga un margen de poco más de un año a las entidades obligadas para adaptar sus sistemas. La norma se enmarca en la tendencia imparable de digitalización de la relación entre la administración y los obligados tributarios, un proceso que busca la eficiencia pero que no está exento de desafíos en términos de brecha digital y capacidad de adaptación del tejido institucional.

Fuentes:

• Orden HAC/1197/2025, de 21 de octubre, publicada en el BOE núm. 260, de 29 de octubre de 2025. BOE-A-2025-21726
• Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.
• Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del IRPF.
• Orden HAC/96/2003, de 28 de enero (derogada por la presente orden).